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Bau-Zeiterfassung / Baulohn

Stundenerfassung ohne Tücken

Die Bau-SU® Zeiterfassung dient der Ermittlung der Brutto-Löhne je Mitarbeiter und je Baustelle. Die Werte werden sofort an die Nachkalkulation übergeben. Dadurch ist Ihre Nachkalkulation täglich aktuell – Sie müssen nicht auf die fertige Lohnverrechnung warten.

Ihr Bauleiter muss „nicht fragen kommen“ – über das Baustellen-Informationssystem stehen die Lohnkosten sofort zur Kontrolle auf Abruf bereit.

Wir haben das komplexe Thema des Baulohnes einfach konzipiert und viele Auswertungen automatisiert - die Zeiterfassung ist als Einzelmodul einsetzbar und setzt nur wenige Lohnverrechnungskenntnisse voraus.  Unsere Netto-Lohnabrechnung stellen wir Ihnen als nächstes Modul vor – oder Sie übermitteln die Ergebnisse an Ihren Steuerberater zur Abrechnung.

Informationsdatenblatt

  • Individuelle Gestaltung Ihres Desktops, Objektrechte je Mitarbeiter einstellbar
  • Mitarbeiterstammdaten inkl. Foto und verschiedensten Lohnsätzen
  • Mitarbeiterstammdaten können vom „LGA-Lohn“ importiert werden
  • Zuordnung des Mitarbeiters zu einer beliebigen, in der Firma vereinbarten Arbeitszeit, als Basis für die automatische Überstundenberechnung, Überstundenautomatik je MA steuerbar
  • Reststunden je Tag werden für die Erfassung vorgeblendet
  • Berechnung des 3-Monats-Durchschnittes und Weihnachtsgeldstunden
  • Beliebig viele Baustellen und beliebig viele Lohnarten je Tag können eingegeben werden – dies ist auch wichtig, wenn Sie nach Tätigkeiten erfassen
  • Automatische Schlechtwetteranträge inkl. Datenträger für die BUAK
  • Briefverkehr mit automatischer Speicherung bei der Mitarbeiteradresse
  • Einfache Überleitung der Daten in die Netto-Lohn-Verrechnung „LGA“
  • Viele Listenauswertungen (individuell änderbar)
  • Bei der Lohnerfassung wird das monatliche Kalendarium des Mitarbeiters permanent angezeigt, dadurch einfache Eingabe je Tag, die Stundenauffüllautomatik erleichtert die Eingaben, notwendige Korrekturen können einzeln je Zeile erfolgen
  • Buchungstexte ergänzen die täglichen Erfassungen nach Bedarf, diese können in die automatische Ausgangsrechnung übernommen werden (Regierechnungen)
  • Taggelder können automatisch auf die Baustellen verteilt werden
  • Kolonnen(=Partie)erfassung
  • Akkord-Positionen sind zusätzlich zuschaltbar

Für die Abrechnung der Regiebaustellen können die erfassten Mitarbeiterstunden sofort an die Fakturierung übergeleitet werden – die notwendigen Artikeldaten für die Rechnung werden einmalig im Mitarbeiterstamm bzw. im Gerät hinterlegt. Somit sind Ihre Ausgangsrechnungen einfach und komplett erstellt – ohne zusätzlichen Erfassungsaufwand. Nur der Versand muss von Ihnen noch erledigt werden (die Module BBS und Faktura müssen im Einsatz sein).

  • Eine weitere Erfassungsmaske – nach Baustellen sortiert – kann beliebig verwendet werden.
  • Angestellten-Gehälter können stundenweise auf die Baustelle verteilt werden. Dies ist besonders wichtig, wenn ihre Poliere / Techniker täglich mehrere Baustellen zu betreuen haben. Die Teilung des Gehaltes erfolgt aufgrund der monatlichen Arbeitszeit-Tabelle.
  • Maschinistenstunden (zB: LKW und Bagger) können gleichzeitig, sowohl für die Mitarbeiterstunden, als auch für die Geräteverrechnung der BBS verwendet werden. Dafür müssen Sie beim jeweiligen Gerät die Verrechnungssätze (max. 5) eintragen. Somit wird die Kostenstelle des Gerätes mit den Fahrerlohn-Werten belastet, die Kostenstelle des Gerätes aber auch mit dem Verrechnungssatz entlastet und die Baustelle belastet.

Netto-, Lohn- und Gehaltsabrechnung

Bewährt, erprobt und zuverlässig

Die Zusammenarbeit der Bau-SU® Zeiterfassung und der BBS läuft automatisch, die Übergabe der Werte in die Netto Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgt vor jeder Abrechnung (monatlich) über den Datenimport in den „LGA“-Lohn.  Die Ergebnisse der Personalverrechnung werden mittels Schnittstelle wieder in die Bau-SU® Finanzbuchhaltung übernommen. Somit haben Sie alle Daten wieder komplett vereint.

Hersteller des LGA-Lohnes ist die Firma Infoniqa GmbH in Wels (Nähe Linz). Die Schulung, Betreuung und die laufenden Hinweise zu den gesetzlichen Änderungen erhalten Sie – wie für alle Bau-SU® Module – direkt von uns = somit sind wir IHR Ansprechpartner.

Die Systemvoraussetzungen für LGA und Bau-SU Module sind weitgehend identisch – darüber freut sich Ihr Hardware-Betreuer!

Informationsdatenblatt

  • Grafische Benutzeroberfläche mit Navigationsbaum
  • Alle Daten sind jederzeit reproduzierbar
  • Multi-User-Zugriff und Berechtigungssystem
  • Mandantenfähigkeit – für die Berechnung der Lizenz dient die höchste Anzahl der aktiven Mitarbeiter über alle Mandanten – ohne Extrakosten bis 4 Mandanten
  • Automatisiertes Meldewesen für die GKK und Finanzverwaltung
  • Mandantenübergreifende Stammdaten für Lohnarten, Pfändungen, usw.
  • Filter und Sortierkriterien für Auswertungen mit Speichermöglichkeit
  • Individuell erstellbare Listen mit allen Datenbankfeldern im Zugriff
  • Standard-Lohnarten für das Baugewerbe werden mitgeliefert, diese entstanden in Zusammenarbeit, nur für unsere Kunden, und werden auch von uns laufend gewartet. Die Standardisierung bringt wesentliche Erleichterungen und somit eine rasche Erledigung Ihrer Anliegen
  • Individuelle Lohnarten können Sie aber zusätzlich jederzeit anlegen (eigener Nummernkreis)
  • Datenimport der Bau-SU® Zeiterfassung mit genauem Fehlerprotokoll –  für den „Fall des Falles“
  • Jede Abrechnung kann beliebig oft wiederholt werden
  • Jede Abrechnung kann jederzeit sehr einfach wieder aufgerollt werden - sollte trotz aller Sorgfalt ein Fehler in einer abgeschlossenen Periode aufscheinen
  • Ein- oder Austritte eines Mitarbeiters während des Monats: das Programm erledigt automatisch die Steuerung der SV- und Lohnsteuertage, ebenso die An- oder Abmeldung, eine Änderungsmeldung etc.  Sie müssen nur mehr den Datenübertrag  mit „senden“ bestätigen. Das Sendeprotokoll der GKK wird wieder in der Datenbank gespeichert.
  • Zahlungen an die Mitarbeiter und die Zahlungen der Abgaben erfolgt automatisch über das Programm. Ebenso die Überweisungen an Betriebsrat / Gewerkschaft / Pensionskassen = Erstellung von Datenträgern für Ihr Bankprogramm. Wenn das Zusatzmodul der Pfändungen eingesetzt wird, so werden auch die Überweisungen im Rahmen der Pfändungen automatisch mit den Abgaben erledigt
  • Beitragsnachweisungen und L16/BGN – Datenträger werden automatisch am Monatsende des Austrittsmonats erstellt, wenn Sie den Monatswechsel dieses Monats durchführen
  • Diverse Listen können Sie selbst in verschiedenen Sortierungen, Feldern, Summen usw. erstellen. Damit sind individuelle Auswertungen möglich. Die Standardlisten werden mitgeliefert, zB:
    • Liste der Ein- und Austritte
    • Konjunkturstatistik für die Werte des Stat. Zentralamtes
    • Geburtstagsliste
    • Gewerkschafts- und Betriebsratsliste
    • Mitarbeitervorsorge-Beitragsliste
    • Nichtleistungszeiten – Stornozeiten
    • DG-Aufwand und Mitarbeiterzählung
  • Änderungen in der Beitragsgruppe (zB: Lehrjahreswechsel) werden vom System automatisch erledigt, ebenso Änderungen aufgrund von Altersgrenzen
  • Das Buchungsjournal für die Fibu kann individuell gesteuert werden. Die Anlage von SACHKONTEN und deren Steuerung ist dazu nicht erforderlich. Die Lohnarten werden in Buchungstöpfen zusammengefasst – Musterlisten werden auch hier mitgeliefert. Die Trennung der Buchungsliste in Mitarbeiterkreise (Angestellte, Arbeiter, Lehrlinge, ...) ist jederzeit möglich. Die Buchungsaufstellung wird exportiert und in die Bau-SU® Finanzbuchhaltung per externen Stapel wieder eingelesen – und dann verbucht. Ihr Zeitaufwand dafür ist minimal, Fehlerquellen sind ausgeschlossen.

Musterbeispiel Zeiterfassung Mitarbeiter:

Zusatzmodule

BUAK - Urlaubsverwaltung

Verwenden Sie die BUAK-Urlaubsverwaltung für die Anforderung der Urlaubstage bei der BUAK, ebenso für den Import der genehmigten Tage inkl. des richtigen Geldbetrages von der BUAK. Der XML-Datenaustausch mit der BUAK erfolgt innerhalb weniger Stunden und Sie kennen immer die korrekten Urlaubsbeträge und -stände.

Urlaubsplanung

Hier können Sie alle geplanten Urlaube Ihrer Mitarbeiter verwalten. Eingereichte Urlaubsanträge genehmigen oder ablehnen sowie den Resturlaub überwachen. Die Auswertungen erfolgen sowohl über eine grafische als auch eine listenmäßige Darstellung.

Das Modul der Zeiterfassung muss nicht vorhanden sein – in diesem Fall können Sie „Mini-Stammdaten“ erfassen und planen.

Externe Lohnerfassung

Die Daten der Lohnstunden werden mit externen Geräten direkt auf der Baustelle erfasst, zB: per „TIMEBOY“ oder per „VIRTIC-HANDY“. Die Schnittstelle importiert die Daten in die Zeiterfassung, diese können noch verändert werden, dann erfolgt die Belastung der BBS bzw. die Weiterleitung der Stunden an die Netto-Lohnverrechnung. Nähere Informationen über uns bekannte Lösungen geben wir gerne an Sie weiter.

Personalakt

Dient der Verwaltung der vielen Zusatzinformationen:
Bewerbung vom ?
Welche Prüfungen / Zeugnisse wurden vorgelegt ?
Bisherige Dienstzeiten

Arbeits-Ablauf-Organisation

Dieses Programm-Modul ist die Bau-SU Antwort auf die immer komplexeren Arbeitsabläufe innerhalb Ihrer Firma – individuell auf Ihre internen Anforderungen und MitarbeiterInnen abstimmbar und ab dem 1. Hauptmodul einsetzbar.

Die Einsatzbereiche des Workflows können grundsätzlich in vier verschiedene Bereiche eingeteilt werden:

1. Informationen weitergeben:

(ganz einfach, keine Vorarbeiten = inkludiert in der Programmbasis)
= auch IDEAL zur SELBSTORGANISATION – statt vieler, vieler Zettel am Tisch…

2. Manuelle Geschäftsregel (werden manuell gestartet):

Beispiel: Ein Telefonat kann nicht vom zuständigen MA bearbeitet werden, statt einem Zettel am Tisch oder einer E-Mail wird eine Aufgabe manuell ausgelöst, die Telefon-Nummer wird aus der ADRESS-Verwaltung verlinkt…

3. Geschäftsregeln welche vom Programm automatisch ausgelöst werden:

Beispiel: Sie erhalten den Auftrag für eine neue Baustelle. Die Information kann zeitgleich an alle beteiligten Mitarbeiter verteilt werden:

  • die Geschäftsführung erhält die Information zur neuen Baustelle,
  • die Zeiterfassung muss sich um den Eintrag für die Gemeinde kümmern,    
  • die Fibu muss ein neues BV für die     Anzahlungen festlegen,
  • der LP muss die Geräte disponieren, u. v. a. m.

4. Folge-Geschäftsregel (werden von einer anderen Regel gestartet):

Beispiel: Eine Projektanfrage ist seit X Tagen nicht durch die Kalkulation bearbeitet   – die Folgeregel startet eineweitere Informationen an einen Bauleiter…

BUAK-Meldungen

Direkter Datenaustausch mit der BUAK für die Monatsmeldungen – das Modul der Fehlzeiten muss in diesem Fall im Einsatz sein. Erstellung der monatlichen Meldeliste, die entsprechende Lohnperiode muss bereits abgeschlossen sein. Die Daten werden per BUAK-Portal übermittelt.

"Unverzügliche Austrittsmeldung" wenn Ihr BUAK-Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Gemeinsam mit der Abmeldung bei der GKK wird die Datei erstellt - Sie müssen diese nur mehr im BUAK-Portal hochladen.

Fehlzeiten

Fehlzeiten sind grundsätzlich alle Zeiten (Tage, Stunden), die der Mitarbeiter nicht in der Firma anwesend ist. Wir liefern die „Standard-Fehlzeitengründe“ mit den Lohnart mit,  zB.: Arzt, Krank, Urlaub, Feiertag, Sonderurlaube für Hochzeit, etc. Individuelle Änderungen können Sie jederzeit vornehmen.

Beim Import der Daten aus der Zeiterfassung werden die Fehlzeiten erkannt,  geprüft und automatisch abgerechnet (zB.: Krankengeld auf Teilentgelt umgestellt, Hinweise für abgelaufene Ansprüche, uvm...)

Der Fehlzeitenkalender gibt eine grafische Jahresübersicht je Mitarbeiter, die Listen ermöglichen Mitarbeiter- und Firmenauswertungen der Fehlzeiten.

Am Verdienstnachweis des Mitarbeiters können noch nicht verbrauchte Urlaubstage als Information angedruckt werden.

Personalkostenrechnung

Durch die Personalkostenrechnung wird auch die Kommunalsteuer getrennt und für die verschiedenen Gemeinden je Baustelle ermittelt.

Die Lohnnebenkosten (DB, DZ, Kommunalsteuer) können auch je Kostenträger (Baustelle, Gerät) gesondert ausgewiesen werden – wenn Sie keine Bau-SU®  Nachkalkulation (=BBS) für Ihre Baustellen einsetzen sollten.

Pfändung/Exekution

Automatische Berechnung und Erstellung aller mit den Exekutionen verbundenen Meldungen (Drittschuldner-Erklärung, Austritts- und Einstellungsbrief) und Zahlungen, sowohl für die Mitarbeiterabrechnung als auch für alle beteiligten Stellen (das Gericht, den Anwalt bzw. den Drittschuldner).

Rückstellung der Bilanz

Nach jedem Monatsabschluss können die Rückstellungen (für die Steuer- und Handels-Bilanz) berechnet werden, soweit diese die Abfertigungen „alt“ und offene „NICHT-BUAK - Urlaube" betreffen.

Zugriff

Ihre Mitarbeiter werden in verschiedene Abrechnungsgruppen eingeteilt – je Mitarbeitergruppe wird ein „Bearbeitungsmitarbeiter“ zugeordnet,  jeder Bearbeitungsmitarbeiter kann somit nur mehr die eigene Mitarbeitergruppe abrechnen.

Eine weitere Anwendung für die Zugriffsverwaltung ist das Einschränken des Lohnprogrammes auf bestimmte Funktionen, z.B.: das Meldewesen für die An- und Abmeldungen bei der GKK.
Somit  könnte z.B. das Sekretariat die Anmeldungen erzeugen – alle anderen Funktionen sind aber nicht verfügbar.

BauSU mobil

Ist eine „WEB-APP“ für Ihr Smartphone, Tablet, Notebook oder PC – ohne eigener Installation – funktioniert über den Browser „Ihrer Wahl“ mit einer aktiven Internetverbindung.

Folgende Aufgabenbereiche können erledigt werden:

  • Stundenerfassung Ihrer Mitarbeiter, wahlweise auch mit Stempelzeit
  • Stundenlisten
  • Lieferscheine (=Versandanzeigen) für Materialien und Geräte
  • Gerätebelastungen bei den Regiebaustellen
  • Gerätestandorte und Einsatzplanungen ansehen
  • Bautagesberichte und Regie-Tagelohn-Zettel
  • LV-Informationen mit allen Texten
  • LV-Titel und Positionen
  • LV-Aufmaßzeilen erfassen mit Liste
  • Baustellen-Stammdaten abfragen
  • Adressen abfragen
  • Workflow

Keine Daten auf dem Endgerät - somit sind Ihre Daten immer geschützt. Der Bediener kann beliebig viele Endgeräte benutzen. Automatischer Datenabgleich mit dem Büroprogramm – hier müssen die jeweiligen Module in Ihrer Lizenz vorhanden sein. Jeder Bediener kann für jedes Aufgabengebiet berechtigt werden.

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