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Material-und Lagerverwaltung

Maßgeschneiderte Übersicht am Lagerplatz / Bauhof

Die Funktionalität der Bausoftware  haben wir um die Lagerverwaltung erweitert. Am Beginn steht die Artikelerfassung, diese können Sie auch durch einen Datanorm Import der Materialien erledigen. Jeder Artikel verfügt über eine eigene Steuerung für die Lagerverwaltung. So ist es einfach möglich „Kleinmaterialien“ aus der Lagerbewirtschaftung rauszunehmen. Ob Sie Baustoffe oder Werkzeuge, Schaltafeln oder Bauholz verwalten möchten –  dies ist Ihre freie Entscheidung. 

Die Abbuchungen vom Lager werden durch die verschiedenen Lieferscheine (intern für eigene Baustellen oder extern für Kunden zu unterschiedlichen Preisen) erledigt. Warenzugänge können Sie entweder per Hand erfassen oder Sie setzen das Modul Einkauf oder Bestellprogramm ein, dann werden die Warenzugänge automatisch mit der Lieferscheinerfassung beim Lieferanten verbucht.

Möchten Sie nicht nur Ihre Lagerbestände verwalten sondern auch Gerätemieten verrechnen, bitte die Informationen zur Geräteverwaltung beachten.

Basis der Lagerverwaltung ist die eigene Artikelliste der Firma = die A-Elemente. Auch diesen Teil der Stammdaten gibt es nur einmalig in der zentralen Datenbank, die Sie mit der gesamten ERP-Lösung nutzen können. Die Auswertungen sind je Arbeitsgebiet unterschiedlich.

Folgende Arbeitsgebiete nutzen die Funktionalitäten der A-Elemente:

  • Lagerverwaltung
  • Einkauf / Bestellprogramm
  • Regie- oder Handelsfaktura
  • KORE für die innerbetrieblichen Buchungen
  • Baukalkulation für die Leistungsverzeichnisse

Die beschriebenen Funktionen sind sowohl im Modul der Regie- oder Handelsfaktura als auch in der Bau-Betriebs-Steuerung / Bauerfolgsrechnung enthalten.

Informationsdatenblatt

Die wichtigsten Stammdatenfelder im Artikelstamm:

  • Artikelnummer 14stellig alphanummerisch
  • Kurztext, Langtext, Memotext für interne Bemerkungen
  • Freie Matchcodefelder 
  • Verschiedene Einkaufspreise bei unterschiedlichen Lieferanten / Konditionen
  • EAN-Nummer je Lieferant 
  • Verschiedene Verkaufspreise mit Mengenstaffel 
  • Verpackungs- und Verrechnungseinheiten
  • Alle Kontierungen für die Lagerbuchungen, für die Finanzbuchhaltung und für den Einkauf werden einmalig im Artikel hinterlegt – somit entfallen viele Fehlerquellen
  • Zuschlagsgruppe für die Angebotskalkulation (K7 Warengruppe)
  • Bild
  • Lagerbestand, Mindest- und Sollbestand, Kommissioniert und bereits bestellt
  • Einkaufswerte mit Mengen und Summen 
  • Verkaufsumsätze mit Mengen und Summen

 

Folgende Lagerlisten stehen zur Auswahl und können über die Berichteverwaltung jederzeit individuell geändert werden:

  • verschiedene Artikellisten
  • Inventurerfassungsliste
  • Inventurdifferenz- und Inventurwertliste
  • Artikelbewegungsjournal
  • Lagerbestandsliste täglich abzufragen (permanent Inventur)

Regie- oder Baumarktverwaltung

Maßgeschneiderte Übersicht 

Mit der Regieauftragsverwaltung aus dem Bereich der Materialwirtschaft können Sie alle Ihre Arbeiten im Zuge von Regieaufträgen oder dem Baumarkt einfach und rasch erledigen. Wenn Sie die Bau-Finanzbuchhaltung und die BBS / Kostenrechnung bereits im Einsatz haben, dann müssen Sie keine weiteren Stammdaten für Ihre Kunden und Baustellen mehr anlegen. Wenn Sie die Baukalkulation oder die Lagerwirtschaft verwenden, dann haben Sie auch bereits den Artikelstamm (die A-Elemente) zur Verfügung – Sie können sofort mit der Faktura starten. Für kleinere Unternehmen bietet sich dieses Modul ebenfalls an. 

Erstellen Sie:

  • Angebote
  • Auftragsbestätigungen, auch für Rahmenaufträge
  • Kommissionsscheine (= Reservierung)
  • Lieferscheine 
  • Sofortfakturen für den Barverkauf inkl. REGISTRIERKASSENANBINDUNG "Smartcash"
  • Einzel- oder Sammelrechnungen auch mit mehreren Steuerschlüssel auf einem Beleg
  • Leihverwaltung (z.B.: für Paletten oder Gasflaschen)
  • Erstellen von Bautagesberichten und Tagelohnzettel

Gewähren Sie einzelnen Kunden Sonderpreise für einzelne Artikel oder Artikelgruppen, Sie müssen nur den Angebotspreis ändern. Bei der Rechnung sorgt das Programm automatisch für die richtige Preisauswahl. 

Während der Angebotserstellung können Sie jederzeit die Marge / den Deckungsbeitrag für diesen Auftrag beobachten.

Beim jeweiligen Druck können Sie Anschreiben und Nachtexte (inkludierter Schriftverkehr) ergänzen, die Adressen beziehen Sie aus der allgemeinen Adressverwaltung. Jeder Druck kann zusätzlich im Druckarchiv gespeichert werden – somit können Sie Ihre Papierablage reduzieren und haben alle Daten immer am Schirm abrufbar.

Zusatzmodule

Einkauf

Hohes Einsparungspotenzial

Das Einkaufsmodul ist ein eigenständiger Programmteil innerhalb der Materialwirtschaft. Von der Bedarfsermittlung bis zur Prüfung der Eingangsrechnungen werden alle Vorgänge optimal abgedeckt. Die Stammdaten der bestehenden Lieferanten können aus der Finanzbuchhaltung verwendet werden, Artikelstämme der Angebotskalkulation und Baustellen werden aus der BBS verwendet, somit müssen nur mehr neue Anbieter und Erzeugnisgruppen ergänzt werden.

Verwenden Sie auch die Lagerwirtschaft, so können Sie über den Eintrag der Soll- bzw. Mindestbestände auch vom Lager automatische Bestellvorschläge generieren.

Der Einkauf belastet Ihre Baustellen mit jedem einzelnen Artikel – dies ist sehr wichtig für die Prüfung der Projekte durch den Bauleiter. Im Falle einer Regiebaustelle können Sie diese Artikelzeilen per Knopfdruck in Ihre Ausgangsrechnung umwandeln.

Der Datenfluss zeigt die sechs Arbeitsschritte, die logisch aufeinander folgen, jedoch nicht immer komplett abgearbeitet werden müssen

Bedarfsermittlung: 

  • aufgrund der Massen aus einem oder mehreren Leistungsverzeichnis 
  • aufgrund des Lagerbestandes
  • aufgrund freier Eingaben 

Anfrage:

  • bei den möglichen Lieferanten, aus der Datenbank vorgeschlagen und manuell noch änderbar
  • nach den zugeordneten Erzeugnisgruppen
  • Preisspiegelauswertung aufgrund der eingetroffenen Angebote

Bestellabwicklung: 

  • per Brief / Fax / E-Mail
  • mit Anschreiben und Nachtexten
  • Einzel- oder Rahmenbestellungen

Lieferschein:

  • Kontrolle und auf Wunsch Belastung der BBS
  • Warenzugangsbuchung auf Ihrem Lager

Eingangsrechnungskontrolle:

  • Freigabe der Rechnungen wenn alles okay
  • Übergabe der Daten an die Baufinanzbuchhaltung
  • Eventuelle Korrekturbuchung der BBS-Lieferschein-Buchung 

Einkaufs-Informations-System
Freie Abfragekriterien zur Ermittlung von:

  • Welcher Artikel?
  • Wurde zu welchem Preis?
  • Für welche Baustelle?
  • Von welchem Lieferanten? geliefert.

BauSU mobil

Ist eine „WEB-APP“ für Ihr Smartphone, Tablet, Notebook oder PC – ohne eigener Installation – funktioniert über den Browser „Ihrer Wahl“ mit einer aktiven Internetverbindung.

Folgende Aufgabenbereiche können erledigt werden:

  • Stundenerfassung Ihrer Mitarbeiter, wahlweise auch mit Stempelzeit
  • Stundenlisten
  • Lieferscheine (=Versandanzeigen) für Materialien und Geräte
  • Gerätebelastungen bei den Regiebaustellen
  • Gerätestandorte und Einsatzplanungen ansehen
  • Bautagesberichte und Regie-Tagelohn-Zettel
  • LV-Informationen mit allen Texten
  • LV-Titel und Positionen
  • LV-Aufmaßzeilen erfassen mit Liste
  • Baustellen-Stammdaten abfragen
  • Adressen abfragen
  • Workflow

Keine Daten auf dem Endgerät - somit sind Ihre Daten immer geschützt. Der Bediener kann beliebig viele Endgeräte benutzen. Automatischer Datenabgleich mit dem Büroprogramm – hier müssen die jeweiligen Module in Ihrer Lizenz vorhanden sein. Jeder Bediener kann für jedes Aufgabengebiet berechtigt werden.

Mehr Informationen...

Arbeits-Ablauf-Organisation

Dieses Programm-Modul ist die Bau-SU Antwort auf die immer komplexeren Arbeitsabläufe innerhalb Ihrer Firma – individuell auf Ihre internen Anforderungen und MitarbeiterInnen abstimmbar und ab dem 1. Hauptmodul einsetzbar.

Die Einsatzbereiche des Workflows können grundsätzlich in vier verschiedene Bereiche eingeteilt werden:

1. Informationen weitergeben:

(ganz einfach, keine Vorarbeiten = inkludiert in der Programmbasis)
= auch IDEAL zur SELBSTORGANISATION – statt vieler, vieler Zettel am Tisch…

2. Manuelle Geschäftsregel (werden manuell gestartet):

Beispiel: Ein Telefonat kann nicht vom zuständigen MA bearbeitet werden, statt einem Zettel am Tisch oder einer E-Mail wird eine Aufgabe manuell ausgelöst, die Telefon-Nummer wird aus der ADRESS-Verwaltung verlinkt…

3. Geschäftsregeln welche vom Programm automatisch ausgelöst werden:

Beispiel: Sie erhalten den Auftrag für eine neue Baustelle. Die Information kann zeitgleich an alle beteiligten Mitarbeiter verteilt werden:

  • die Geschäftsführung erhält die Information zur neuen Baustelle,
  • die Zeiterfassung muss sich um den Eintrag für die Gemeinde kümmern,    
  • die Fibu muss ein neues BV für die     Anzahlungen festlegen,
  • der LP muss die Geräte disponieren, u. v. a. m.

4. Folge-Geschäftsregel (werden von einer anderen Regel gestartet):

Beispiel: Eine Projektanfrage ist seit X Tagen nicht durch die Kalkulation bearbeitet   – die Folgeregel startet eineweitere Informationen an einen Bauleiter…