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Bau-Finanzbuchhaltung

Leistungsstark und Zuverlässig

Die Bau-Finanzbuchhaltung ist mit bauspezifischen Besonderheiten und Extras ein leistungsfähiges und modernes Modul für die komplette Finanzbuchhaltung im eigenen Hause. Zum Leistungsumfang gehören alle Auswertungen, die Sie täglich brauchen um einen perfekten Überblick über Ihre geschäftliche Situation zu haben. 

  • Der mögliche Excel-Export und die freie Gestaltung der Listen unterstützen Sie bei Ihren Arbeiten.
  • Jede Liste kann zum beliebigen Monatsstichtag jederzeit ausgedruckt / wiederholt werden.
  • Integrierte Schnittstellen zu den anderen Bau-SU® Modulen (BBS oder KORE, Regiefaktura, Teil- und Schlussrechnungen, u.v.a).
  • Unterschiedliche Buchungsmasken können eingerichtet und rasch gewechselt werden.
  • Die Adressen für die Personenkonten können Sie selbstverständlich aus der Adress-Datenbank beziehen. Unabhängig von dem Umstand, welches Arbeitsgebiet diese Adresse gespeichert hat. Wenn die Adresse geändert wird, so erfolgt die Wartung in der Adressverwaltung automatisch. Unrichtige Adressen innerhalb einzelner Arbeitsgebiete in Ihrer Firma gehören somit endgültig der Vergangenheit an.

Wenn Sie Ihre gescannten Belege per ARCHIV-Nummer mit der Buchung verbunden haben, so können Sie den Originalbeleg an vielen Stellen im Programm auf Knopfdruck anzeigen lassen. ZB: in der Einzelkontoansicht, beim Zahlungsverkehr, in der Kostenrechnung im Einzelnachweis.

Stammdaten für die Sachkonten, die Bilanz und die Teil- und Schlussrechnungsautomatik können mitgeliefert werden. Änderungen können Sie jederzeit selber vornehmen – Kontorahmen-Muster zur Ansicht senden wir Ihnen gerne zu.

SEPA-Datenträger für Ihr Bank-Programm:
Alle Zahlungen – inkl. der HFU-Beiträge aufgrund der AGH  - werden per Zahlungsliste vorgeschlagen. Wenn notwendig ändern Sie einzelne Beträge – DR / HR werden automatisch erkannt – aktiveren den Bezahlvorgang, drucken die Avisoschreiben und importieren den SEPA-Datenträger in Ihr Bankprogramm. Per Stapelbuchen werden die Buchungen erledigt.

Zusatzmodule ergänzen den STANDARD – gemeinsam mit Ihnen erstellen wir die Konfiguration, welche Ihre Anforderungen optimal abdeckt.

 

Informationsdatenblatt

  • Individuelle Gestaltung Ihres Desktops, Objektrechte je Konto einstellbar
  • Beliebig viele Mandanten speicherbar / auch ARGEN
  • Individuelle Gestaltung der Buchungsmasken, frei zu wählende Ansichten
  • 24 offenen Buchungsmonate möglich, mehrplatzfähig
  • Beliebig viele Steuersätze, jederzeit erweiterbar
  • Direktbuchen oder Stapel erfassen
  • Aktueller Kontosaldo wird beim Buchen immer angezeigt
  • Splittbuchungen
  • Valutadatum beim Buchen (Posteingangs-Datum)
  • Archiv-Nummer für Ihre gescannten Belege als Anzeigeoption
  • Ausziffern mehrerer offenen Posten mit einer Buchung einfach möglich
  • Budgetüberwachung je Konto einstellbar
  • Ergänzung der Stammdaten jederzeit beim Buchen möglich
  • Einzelstorno (= 1 Buchungssatz) oder Gesamtstorno (einer Buchungssitzung) ist jederzeit frei wählbar – offene Posten werden automatisch korrigiert
  • Eigene Leistungsperiode in der BBS
  • Buchungsjournal
  • Saldenlisten
  • offene Postenauswertungen
  • Zahlungsvorschläge und Datenträger inkl. HFU-Listen Abprüfung für Ihre Subunternehmer / Lieferanten, inkl. Aviso-Schreiben, inkl. Zahlung ans DLZ, sowie die automatische Verbuchung aller Vorgänge
  • beliebige Anzahl von Bankverbindungen speicherbar
  • SEPA-Zahlungsverkehr inkludiert
  • Mahnverkehr für Ihre Kunden 
  • Liquiditätsübersicht
  • Kassabuch
  • Umsatzsteuermeldung und ZM  inkl. Finanzonline-Verbindung
  • Datenträger der gesamten Finanzbuchhaltung für Ihren Steuerberater oder die Finanzverwaltung
  • Erstellung von freien betriebswirtschaftlichen Auswertungen 
  • Gewinn- und Verlust-Rechnung inkl. Bilanzdruck
  • Fremdwährungstabelle mit automatischer Umrechnung, jederzeit erweiterbar
  • Briefverkehr je Personenkonto, jederzeit nachvollziehbar 

Zusatzmodule:

Anlagenbuchhaltung

Mit dem Anlagestamm bestimmen Sie die grundsätzliche Art der Abschreibungsbuchungen: monatlich (ergibt eine perfekte Kostenrechnung) oder aber jährlich für die Bilanzerstellung.
In der Stammdatenverwaltung erfassen Sie Ihre Anlagegüter, bestimmen die Abschreibungsart und die Nutzungsdauer, ebenso die Kostenstelle für Ihre Kostenrechnung. Sofort können Sie die AFA-Vorschau betrachten und die Auswertungen genießen.
Die Berichte sind durch die Berichteverwaltung individuell änderbar.

Standardberichte werden mitgeliefert.

  • Stammdatenliste
  • Liste der Bewegungen
  • Anlagenspiegel zur Bilanz

Eingangsrechnungskontrolle

Erfassen Sie sofort nach dem Posteingang Ihre Eingangsrechnungen – und Sie werden immer den kompletten Überblick haben. Es kann keine Rechnung mehr auf dem internen Prüflauf „verloren“ gehen, Sie haben immer den Überblick über die Summe der „ungebuchten Rechnungen“ und Sie können jederzeit eine Liste der „skontofälligkeiten Rechnungen" zum Stichtag drucken. Somit haben Sie ihre Skontofristen immer perfekt im Blick.

Aktivieren Sie die ABGRENZUNGSBUCHUNG so wird jede Eingangsrechnung sofort auf der Baustellen-Kostenrechnung als „ungeprüfte Eingangsrechnung“ für den Bauleiter angezeigt. Wird die Eingangsrechnung nach der Prüfung „freigegeben“, wird die Abgrenzungsbuchung automatisch storniert und gegen die Fibu-Buchung ausgetauscht. Somit gewinnt Ihre BBS wertvolle Arbeitstage an Aktualität.

Die Rechnung kann nachvollziehbar elektronisch geprüft werden, dann erfolgt die Freigabe aller geprüften Rechnungen und es wird ein Finanzbuchhaltungs-Stapel erstellt. Ihre Finanzbuchhaltung verbucht alle Rechnungen auf Knopfdruck.

Alle Eingangsrechnungen können über das Eingangsrechnungsbuch jederzeit nach den unterschiedlichsten Kriterien in einer freien Ansichtsabfrage angesehen / ausgewertet werden.

Aktivieren Sie auch die ARCHIV-Nummer, so wird der Scanbeleg mit der Eingangsrechnung verknüpft und Sie können den Originalbeleg am Schirm an den verschiedensten Stellen im Programm ansehen.

Haft- und Deckungsrücklassverwaltung

Das Modul dient der Anforderung und Verwaltung der diversen Haftungsrahmen bei Ihren Banken (= Haftungsgeber) für die verschiedenen Arten der Bürgschaften (=Bankgarantien), der Anforderung der jeweiligen Haftbriefe, sowie der Überwachung der einzelnen Ablauffristen. 

Das Programm verwaltet sowohl Geberbürgschaften (Haftbriefe, deren Ausstellung Sie für Ihre Kunden erledigen) als auch Nehmerbürgschaften (Haftbriefe, die Sie von Ihren Subunternehmern erhalten).

Durch den integrierten Schriftverkehr und standardisierten Ablauf ist der Überblick jederzeit perfekt. Mit der Kostenermittlung je Bankgarantie kann ein rascher Vergleich der zu erwartenden Kosten erfolgen.

Die Bürgschaftslisten können individuell angepasst werden, Standardlisten werden mitgeliefert,  die Abfragen sind sehr vielfältig möglich, z.B.:

  • Aussteller / Empfänger
  • Auftraggeber / Subunternehmer
  • Baustelle
  • Ausstellungszeitraum / Ablaufzeit

M.I.S = Management-Informations-System

Das Management-Informations-System ist die perfekte Ergänzung für die bestehende Fibu und die BBS und bietet die Möglichkeit von speziellen Auswertungen für Ihre Führungsaufgaben und die Geschäftsführung. Somit können wir Ihr internes Controlling (=Monitoring) besser unterstützen. Die Auswertungen können sowohl in Listen als auch mit Diagrammen durchgeführt werden. 

Die Beobachtungszeiträume sind sehr variabel: je Monat, je Quartal, je Jahr, maximal 11 Geschäftsjahre in einer Darstellung.

Für die Planungszahlen stehen drei verschiedene Varianten zur Verfügung, somit können Sie von „sehr optimistisch, sehr pessimistisch und realistisch“ jede Version eingeben und berechnen lassen.

Beispiele möglicher Auswertungen:

  • Planzahlen für die Sachkonten und Kostenarten – Vergleich mit den Ist-Werten
  • Periodenvergleiche aller Art  inkl. den Planzahlen und die laufende Differenzermittlung
  • Betriebswirtschaftliche Kennzahlen: (zB: Berechnung der verschiedenen Cashflows, Bilanzkennzahlen, Plan-Ist-Vergleich der GuV,  EBIT, EGT,...)
  • Sonstige Kennzahlen: Ermittlung von Personalstärke, Altersstruktur der MA,...
  • Bilanzvergleiche über max. 10 Geschäftsjahre

Gerne unterstützen wir Sie bei der Erstellung der ersten Auswertung – die laufende Aktualisierung der Daten erfolgt einfachst auf Knopfdruck über den Import der Basiszahlen.

In den Basisdaten sind keine weiteren Arbeitsschritte notwendig.

Die Liquiditätsentwicklung (eigenes Modul) ist im M.I.S. enthalten.

Rechnungsdeckblatt schreiben

Nicht alle Bau-SU Kunden setzen die Bau-SU Software - Komplettlösung ein.

Werden Ausgangsrechnungen nicht mit der Bau-SU Software erstellt, so können sich dadurch folgende Probleme ergeben:

  • „Die Fakturierung schreibt die Rechnungsdeckblätter für die Teil- und Schlussrechnungen in Word / Excel – die Adressen müssen händisch eingegeben werden“
  • „Bei dem SR-Deckblatt müssen die bisherigen Zahlungen immer manuell mühselig in der Fibu erfragt und dann in Abzug gebracht werden…“
  • „Die Fakturierung muss die Rechnungs-Nummern in einer Excelliste verwalten…“
  • „Unsere Fibu muss alle Teil- und SR händisch einbuchen – die Kunden-Nummer steht nicht auf der Rechnung… – das BVH in der Fibu muss immer manuell rausgesucht werden…“
  • „Das Rechnungsausgangsbuch ist unvollständig im Programm, weil nur die Rechnung für die Tagelohnfaktura in der Bau-SU geschrieben werden…“

Abhilfe schafft dieses Modul – zum günstigen Preis  - mit einer perfekten Verbindung zum Ausgangsrechnungsbuch – und zur Lösung aller oben angeführten Themen.

Der Rechnungsbetrag wird „fremd“ ermittelt und mit einer Summe eingetragen. Der Druck entspricht perfekt den Rechnungslegungsvorschriften für die Teil- und Schlussrechnungen und die Verbindung zur Kaufmännischen Verwaltung ist hergestellt.

Teil- und Schlussrechnungsautomatik

Teil- und Schlussrechnungen im Baugewerbe haben eine Menge Besonderheiten:

„Kumuliert und nicht kumuliert, mit Umsatzsteuer oder als Bauleistungs-Rechnung erstellt,

mit Abzug von unterschiedlichen %en  für Deckungs- und Haftrücklässe , oft mit vielen Korrekturexemplaren und die Besonderheiten bei der Fälligstellung der Umsatzsteuer“ - diese Aufzählung ist sicherlich nicht vollständig. Dieses Modul ist aber die Lösung in der Praxis:

Mit den unterschiedlichen Anzahlungsschablonen „kontieren“ Sie Ihre Buchungen einmalig vor, diese werden dann automatisch erledigt – zB: die Trennung nach Haft- und Deckungs-Rücklässen für die Sachkonten-Saldenliste und die unterschiedlichen Fälligkeiten der einzelnen Teilbeträge auf der offenen Posten Liste. Oder das Storno der Teilrechnungen – wenn Sie die Schlussrechnung buchen. 

In den Stammdaten des Bauvertrages erledigen Sie die individuellen Einträge für die Konten und Vertragsbedingungen. Übernahme der AR aus dem Ausgangsrechnungsbuch der Technik, Übernahme der Zahlungen aus dem Zahlungsstapel der Fibu, Sie müssen nur die Freigabe bestätigen.

Alle Buchungen bleiben in der Buchungsmaske des jeweiligen BV (=Bauvertrages) jederzeit im Überblick. Stornos auf Knopfdruck.

Folgende Buchungsarten stehen sowohl für Ein- als auch für Ausgangsrechnungen zur Verfügung:

  • Teilrechnungen 
  • Schlussrechnungen
  • Abzüge / Korrekturen zu TR / SR
  • Bauschadensrechnungen / Gegenrechnungen zu TR / SR
  • Zahlungen zu TR / SR
  • Ablösung Bankgarantie zum HR
  • Zahlungseingang Bankgarantie

Eigener Auswertungsdialog – auch wenn die Teil- und Schlussrechnungen noch nicht an die Finanzbuchhaltung übergeben wurden.

Liquititätsentwicklung

Die Liquiditätsentwicklung kann aufgrund der „fixen Vorgaben“ und der offenen Posten den Banksaldo für die nächsten 99 Tage berechnen. Änderungen einzelner Zahlungstermine werden in die offenen Posten direkt übernommen (wichtig für die Zahl- und Mahnvorschlagslisten).

Arbeits-Ablauf-Organisation

Dieses Programm-Modul ist die Bau-SU Antwort auf die immer komplexeren Arbeitsabläufe innerhalb Ihrer Firma – individuell auf Ihre internen Anforderungen und MitarbeiterInnen abstimmbar und ab dem 1. Hauptmodul einsetzbar.

Die Einsatzbereiche des Workflows können grundsätzlich in vier verschiedene Bereiche eingeteilt werden:

1. Informationen weitergeben:

(ganz einfach, keine Vorarbeiten = inkludiert in der Programmbasis)
= auch IDEAL zur SELBSTORGANISATION – statt vieler, vieler Zettel am Tisch…

2. Manuelle Geschäftsregel (werden manuell gestartet):

Beispiel: Ein Telefonat kann nicht vom zuständigen MA bearbeitet werden, statt einem Zettel am Tisch oder einer E-Mail wird eine Aufgabe manuell ausgelöst, die Telefon-Nummer wird aus der ADRESS-Verwaltung verlinkt…

3. Geschäftsregeln welche vom Programm automatisch ausgelöst werden:

Beispiel: Sie erhalten den Auftrag für eine neue Baustelle. Die Information kann zeitgleich an alle beteiligten Mitarbeiter verteilt werden:

  • die Geschäftsführung erhält die Information zur neuen Baustelle,
  • die Zeiterfassung muss sich um den Eintrag für die Gemeinde kümmern,    
  • die Fibu muss ein neues BV für die     Anzahlungen festlegen,
  • der LP muss die Geräte disponieren, u. v. a. m.

4. Folge-Geschäftsregel (werden von einer anderen Regel gestartet):

Beispiel: Eine Projektanfrage ist seit X Tagen nicht durch die Kalkulation bearbeitet   – die Folgeregel startet eineweitere Informationen an einen Bauleiter…